Bedrijfsvoering

Paragraaf Bedrijfsvoering
Voor een goede dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instellingen is een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering randvoorwaardelijk. De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in de publieke dienstverlening, bij haar toezichthoudende en handhavende taken, in de realisatie van beleidsdoelen in het sociaal en ruimtelijk domein. Daarnaast ondersteunt bedrijfsvoering ook het politieke proces.

Organisatieontwikkeling
Na een zorgvuldige analyse en gesprekken binnen onze organisatie, waaronder feedback vanuit medewerkers (medewerkerstevredenheidsonderzoek en RI&E), het management en het college, is eind 2023 vastgesteld dat onze organisatie op veel vlakken toekomstbestendiger, klantgerichter, efficiënter en slagvaardiger moet worden. De dynamische omgeving en maatschappelijke ontwikkelingen vragen om een organisatie die hierin kan meebewegen. Dit betekende dat zowel de structuur, cultuur als de inrichting van de organisatie en de werkprocessen verbeterd moeten worden.

Om deze uitdagingen aan te pakken, is een organisatie ontwikkelprogramma opgezet, bestaande uit diverse projecten die eind 2023 zijn gestart. We hebben bewust gekozen voor een geïntegreerde aanpak, omdat de verschillende aspecten van onze organisatie – zoals cultuur, structuur en processen – nauw met elkaar verbonden zijn. Het verbeteren van één aspect zonder de andere aan te passen, kan leiden tot mismatches die de effectiviteit van de veranderingen beperken. Duurzame verandering is alleen mogelijk als onze medewerkers deze omarmen, wat betekent dat we niet alleen de structuur en processen moeten verbeteren, maar ook de cultuur binnen de organisatie. Door op al deze vlakken tegelijk in te grijpen, leggen we een sterke basis voor langdurige verandering en vergroten we onze wendbaarheid, zodat we sneller kunnen reageren op externe ontwikkelingen en proactief nieuwe kansen kunnen benutten.

Het programma bestaat uit diverse op verbetering gerichte deelprojecten die zich richten op:

• Identiteit en werkplezier
• Herijking organisatiestructuur
• Huisvesting ambtelijke organisatie (gemeentehuis, buitendienst en begraafplaats)
• Vermindering aandeel externe inhuur en verlaging verzuim
• Verbetering communicatie en overleg (in- en extern)
• Procesinrichting (o.a. sturing collegeprogramma, agendakamer)
• Arbeidsvoorwaarden, arbeidsmarktcommunicatie
• Verbeteren werkomstandigheden
• Verbeteren bereikbaarheid
• Ontwikkeling medewerkers (introductieprogramma, leergangen)

Identiteit
Begin 2024 hebben we identiteitssessies gehouden in de gemeentelijke organisatie. Centraal stond de vraag: waar staan wij voor als gemeente Voorschoten? Wie zijn wij, wat vinden wij belangrijk, wat drijft ons?
Veel medewerkers hebben aan deze sessies meegewerkt. Dankzij deze waardevolle input hebben we nu een helder resultaat geformuleerd: onze missie , visie en onze kernwaarden (vertrouwen, verantwoordelijkheid, betrokkenheid & plezier) . Samen zijn ze een leidraad voor hoe we in onze organisatie willen werken en samenwerken.

Herijking organisatiestructuur
Om ervoor te zorgen dat onze organisatie op lange termijn efficiënt en effectief kan blijven opereren, is een toekomstbestendige flexibele en heldere organisatiestructuur cruciaal. Een duidelijke organisatiestructuur draagt niet alleen bij aan betere samenwerking, maar ook aan het verminderen van werkdruk en ziekteverzuim, en aan het creëren van een verbeterde werkomgeving.
De implementatie van de nieuwe klantgerichte organisatiestructuur vindt eind 2024 plaats, waarna in 2025 volledig volgens deze nieuwe, klantgerichte structuur zal worden gewerkt. Elk team zal daarbij een ontwikkeltraject doorlopen om optimaal te functioneren binnen de nieuwe inrichting. Met deze aanpak leggen we de basis voor een organisatie die toekomstbestendig is en in staat om in te spelen op de behoeften van onze inwoners en de uitdagingen van de tijd.

Arbeidsmarkt en employer branding
De krapte op de arbeidsmarkt blijft aanhouden, en deze trend zal de komende jaren voortduren. Veel gemeenten, waaronder Voorschoten, kampen met een tekort aan gekwalificeerd personeel, met name in het ruimtelijk domein. Dit vergroot de concurrentie om talent en maakt het moeilijk om vacatures in te vullen. Het is daarom essentieel dat we ons als gemeente richten op een sterke employer branding, aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en het behoud en de ontwikkeling van onze medewerkers.
Na onze identiteitssessies is gestart met de ontwikkeling van een nieuwe arbeidsmarktcommunicatiestrategie. Een externe partij is ingeschakeld om een creatief concept te ontwikkelen dat naadloos aansluit bij de identiteit van Voorschoten. Deze strategie is gericht op het aantrekken en behouden van gekwalificeerd personeel en het versterken van de betrokkenheid van huidige medewerkers. De nieuwe aanpak positioneert Voorschoten als een aantrekkelijke werkgever waar talent kan groeien en bloeien. In 2025 verwachten we dat deze strategie zijn vruchten afwerpt.

Leren en Ontwikkelen
Als kleine organisatie streven we ernaar onze medewerkers volop ontwikkelingsmogelijkheden te bieden, samenwerking te stimuleren en integraliteit te bevorderen. Door middel van een doorlopend programma met diverse leergangen willen we onze medewerkers en leidinggevenden voorbereiden op de uitdagingen van de toekomst. In een steeds veranderende wereld zijn vaardigheden zoals probleemoplossend denken, samenwerking en bestuurlijke sensitiviteit onmisbaar.
Onze leergangen zijn gericht op het ontwikkelen van deze 21e-eeuwse vaardigheden en bieden ook ruimte voor onderwerpen als groepsdynamiek, projectmatig werken en klantgerichtheid. Voor leidinggevenden ligt de focus op coachend leiderschap, resultaatgericht werken en het bevorderen van werkgeluk. Dit programma is meer dan een investering in vaardigheden; het is een inzet voor een werkomgeving waar elke medewerker en leidinggevende kan floreren. Zo bouwen we samen aan een toekomst waarin innovatie, samenwerking en betrokkenheid centraal staan.

Introductieprogramma
Een goed introductie- en inwerkprogramma is van cruciaal belang omdat het ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers snel vertrouwd raken met hun taken, verantwoordelijkheden en de organisatiecultuur. Een doordacht programma draagt bij aan het behouden van talent, omdat medewerkers zich vanaf het begin gewaardeerd en goed ondersteund voelen binnen de gemeente Voorschoten. Dit verhoogt niet alleen de betrokkenheid van medewerkers, maar bevordert ook een effectieve kennisoverdracht. Uiteindelijk leidt een effectief inwerkprogramma tot tijd- en kostenbesparing voor de organisatie.
In 2024 is de ontwikkeling van een nieuw introductie- en inwerkprogramma gestart. Begin 2025 wordt dit programma geïmplementeerd, en zullen we ervaren hoe zowel nieuwe als bestaande collega’s deze nieuwe aanpak beleven. Dit programma legt een solide basis voor het succes en werkgeluk van zowel huidige als toekomstige medewerkers, en ondersteunt de duurzame groei van onze organisatie.

Secundaire arbeidsvoorwaarden
Een vitale organisatie beschikt over moderne arbeidsvoorwaarden en een gezond werkklimaat. Aangaande de arbeidsvoorwaarden is de gemeente Voorschoten primair gehouden aan de cao. Echter, op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden is ruimte voor lokale mogelijkheden. In samenspraak met het Lokaal Overleg is gekomen tot een nieuwe set van secundaire arbeidsvoorwaarden specifiek voor de gemeente Voorschoten die concurrerend en op een aantal punten zelfs onderscheidend zijn. Voor deze nieuwe arbeidsvoorwaarden is structureel € 160.000 per jaar beschikbaar gesteld.

Werkplezier
Belonen en waarderen zijn essentiële pijlers voor het werkplezier en de betrokkenheid van onze medewerkers. Het gaat verder dan financiële beloning; het draait om erkenning en waardering voor de waardevolle bijdragen die ieder individu levert aan het succes van onze organisatie. Een cultuur waarin prestaties op alle niveaus worden opgemerkt en gewaardeerd, versterkt niet alleen de motivatie, maar stimuleert ook een positieve en productieve werkomgeving.
In 2024 hebben we een vernieuwd belonings- en waarderingsbeleid ontwikkeld. Dit beleid is ontworpen om zowel formele als informele vormen van waardering te integreren en biedt medewerkers een breed scala aan erkenning, afgestemd op hun behoeften en prestaties. Vanaf 2025 zullen de nieuwe maatregelen worden geïmplementeerd, waarmee we onze inzet voor het werkgeluk van onze medewerkers verder versterken. Net als bij de secundaire arbeidsvoorwaarden, draagt dit bij aan onze positie als aantrekkelijke werkgever, die niet alleen investeert in de loopbaan, maar ook in het welzijn en de waardering van zijn medewerkers.

Werkomstandigheden
In 2024 hebben we de bestuursvleugel grondig gemoderniseerd en aangepast aan de eisen van deze tijd. Daarnaast zijn we begonnen met de vervanging van meubilair in één vleugel, waaronder ergonomische bureaus en bureaustoelen, en hebben we moderne belcellen geïnstalleerd. Om aan de groeiende behoefte aan overlegplekken te voldoen, hebben we ook extra vergaderruimtes gecreëerd.
Met betrekking tot het gezonde werkklimaat heeft de ambtelijke organisatie tijdelijk extra werkruimte gekregen op de Van Beethovenlaan. Ook is een aantal andere maatregelen genomen ten einde de werkomstandigheden van onze ambtenaren te verbeteren. Voor de lange termijn zijn ingrijpendere maatregelen nodig voor de locaties waar de ambtenaren werkzaam zijn (gemeentehuis, gemeentewerf en begraafplaats). Voor alle drie de locaties zijn projecten gestart die op termijn moeten zorgen voor een omgeving waar het verantwoord en plezierig is zich in te zetten voor de Voorschotense gemeenschap.

Krappe arbeidsmarkt
De dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en organisaties staat of valt met de inzet van voldoende gekwalificeerde medewerkers. Voor onze gemeente is het echter een uitdaging om deze continuïteit te waarborgen, met name door de structurele krapte op de arbeidsmarkt.
Een van de belangrijkste oorzaken is de zeer competitieve arbeidsmarkt, die wordt gekenmerkt door een hoge mobiliteit en een tekort aan vakbekwaam personeel. Dit leidt tot een verhoogd verloop van medewerkers, waarbij onze gemeente, als kleinere speler, vaak hogere uitstroompercentages kent in vergelijking met grotere gemeenten. Vooral jongere medewerkers gebruiken onze gemeente als springplank naar functies bij grotere overheidsinstanties of bedrijven. Dit, gecombineerd met het feit dat we veel specialistische functies hebben die door slechts één medewerker worden vervuld, maakt ons kwetsbaar.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, hebben we een nieuwe arbeidsmarktstrategie ontwikkeld die zich richt op twee pijlers: het beter behouden van medewerkers en het succesvoller aantrekken van nieuw talent. Om medewerkers te behouden, investeren we in aantrekkelijkere en veelzijdigere takenpakketten, uitgebreide opleidings- en doorgroeimogelijkheden, en een concurrerend arbeidsvoorwaardenpakket. Daarnaast profileren we ons op de arbeidsmarkt als aantrekkelijke werkgever door deze verbeteringen te benadrukken.
Met deze strategie hopen we de impact van de krappe arbeidsmarkt te verkleinen en onze organisatie toekomstbestendig te maken.

Met onze nieuwe arbeidsmarktstrategie en een herzien waarderings- en beloningsbeleid zetten we in op het versterken van onze positie als aantrekkelijke werkgever, met als doel de inhuur van extern personeel te verminderen en waar mogelijk volledig terug te dringen.

Verzuim
Wij streven naar een zo laag mogelijk verzuimpercentage, met een maximale bovengrens van 6,5 procent, wat in lijn is met het gemiddelde binnen de gemeentelijke sector (personeelsmonitor gemeenten, 2023). In de afgelopen jaren hebben we te maken gehad met een hoger verzuimpercentage, voornamelijk veroorzaakt door langdurig verzuim dat niet werk-gerelateerd was.
Wanneer verzuim wél werkgerelateerd is, analyseren we zorgvuldig de oorzaken, met als doel een succesvolle re-integratie te bevorderen. We zetten actief in op het voorkomen van ziekteverzuim en het verminderen van (te) hoge werkdruk, onder andere door de inzet van een vitaliteitscoach en intensieve begeleiding vanuit de leidinggevenden en HR.
Naar aanleiding van de in 2023 uitgevoerde Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) wordt het arbobeleid en het verzuimbeleid herzien. Hierbij wordt gekeken welke aanvullende maatregelen en middelen kunnen worden ingezet om het verzuim verder te reduceren.

Productiviteit ambtelijke organisatie
De productiviteit van de totale ambtelijke organisatie zal in 2025 lager zijn dan in 2024. Toch blijft de werkdruk hoog. De productiviteit daalt onder andere doordat in 2025 circa € 700.000 minder beschikbaar is voor externe inhuurkrachten. Het effect hiervan zien we vooral terug in het ruimtelijk domein.

Communicatie
Gemeente Voorschoten is er voor haar inwoners. De dienstverlening aan inwoners is dan ook een van de belangrijkste taken, zo niet dé belangrijkste taak, van de gemeente. Inwoners moeten weten waar ze terechtkunnen als zij iets van de gemeente nodig hebben. Daarom werken we er hard aan om de inwoners een kwalitatief hoog serviceniveau te bieden. Daarbij horen professionele communicatie in begrijpelijke taal, actuele informatievoorziening en onder meer een goed ingerichte gemeentelijke website, ondersteund door sociale media en de lokale krant.

We denken goed na over hoe we communiceren naar de diverse doelgroepen binnen de gemeente. Daarbij zetten we de beschikbare communicatiemiddelen zo effectief mogelijk in, van de website en de sociale media tot kranten en bewonersbrieven. Bovendien besteedt met name het Klant Contact Centrum doorlopend aandacht aan het tijdig en correct afhandelen van e-mails, brieven, telefoontjes, handhaving en de controle daarop. Het is zaak dat ook de rest van de organisatie zich hiervan bewust wordt, en daar gestructureerder mee aan de slag gaat. We zijn ons ervan bewust dat we niet altijd goed telefonisch of per mail bereikbaar zijn. Ook reageren we niet altijd op tijd op verzoeken van inwoners of partners. Er wordt dan ook hard gewerkt om dit te verbeteren.

Inwonersparticipatie en bewonersinitiatieven
De gemeente werkt op basis van de nieuwe participatieverordening en het geactualiseerde beleid. Naast het huidige instrumentarium voor participatie bij ruimtelijke projecten kan nu gebruik worden gemaakt van het uitdaagrecht. Bij participatietrajecten worden alle relevante belanghebbenden, waaronder omwonenden, ondernemers en maatschappelijke instellingen, betrokken. Ook wordt een burgerpanel ingericht, dat enkele keren per jaar om input kan worden gevraagd.

In de Omgevingswet heeft participatie een belangrijke rol. Voor het ontwikkelen van de omgevingsvisie wordt een uitgebreid participatietraject uitgerold. Het doel is om in nauwe samenwerking met de samenleving de kaders te ontwikkelen voor hoe Voorschoten er in 2040 uit moet zien.

Rechtmatigheidsverantwoording
Over 2024 zal het college voor het tweede jaar verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Eventuele afwijkingen in de rechtmatigheid worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Met het normen- en toetsingskader stelt de raad vast over welke wet- en regelgeving het college de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft. Het normen- en toetsingskader, de frauderisico-analyse en de risico's en omvang in specifieke financiële processen zijn de basis voor het Verbijzonderde Interne Controleplan (VIC-plan). Door de rechtmatigheidsverantwoording zijn de door de gemeente uit te voeren verbijzonderde controlewerkzaamheden substantieel toegenomen en is de capaciteit die de gemeente hierop inzet uitgebreid.

Doelmatigheid en doeltreffendheid
Conform de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid wordt in de paragraaf bedrijfsvoering ingegaan op het onderzoek dat het college in dat kader in het betreffende begrotingsjaar uitvoert. Voor 2025 staat een onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de Begroting 2025. Hierbij zijn aandachtspunten met name de leesbaarheid, omvang en toekomstbestendigheid. Inhoudelijke afstemming staat gepland met de commissie P&C. Overeenkomstig de verordening zal in de jaarstukken 2025 hier verantwoording over worden afgelegd.

Informatievoorziening & Datamanagement (I&D)
Gemeente Wassenaar verzorgt de I&D diensten voor de gemeente Voorschoten. In de hiervoor onderling afgesloten overeenkomst is vastgelegd dat de dienstverlening periodiek geëvalueerd wordt. Gekozen is om dit in mei 2024 op te starten. Hiervoor wordt een externe specialist ingezet. De kosten hiervan bedragen € 32.000 en zijn opgenomen in het budget DVO I&A.
In 2023 is de meerjarige i-Visie (visie op de informatievoorziening) opgesteld. De vaststelling door het college van B&W heeft plaatsgevonden in 2024. De i-Visie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie onderscheidt vijf sporen die we hier gebruiken om de ontwikkelingen voor 2025 op weer te geven.

1.   Goede dienstverlening

Steeds breder erkennen we het feit dat we een informatie-verwerkende organisatie zijn. We moeten alle mogelijkheden die we hebben gebruiken om met de basis die de Omgevingswet biedt, verder te werken aan goede dienstverlening.

2.   Efficiënte bedrijfsvoering

Hier spelen de volgende zaken:
In de eenheid I&D is er een traject gestart voor het professionaliseren van het functioneel beheer ook in relatie tot de Omgevingswet.

In 2024 implementeren we het vastgoedbeheersysteem. Dit systeem moet ondersteunen bij het grip krijgen op verhuur, beheer en onderhoud en ondersteunen bij het project invoering kostendekkende en marktconforme huren.

Volgens planning schaffen we in 2025 een applicatie aan die het werk in het Sociaal Domein ondersteunt. Hiermee willen we een efficiëntieslag maken, daar waar nu veel workarounds worden uitgevoerd om het werk gedaan te krijgen.

Ook gaat het financieel systeem naar verwachting eind 2025 vervangen worden.
Na de splitsing van de werkorganisatie zijn er nog enkele applicaties waar aan de ontvlechting gewerkt wordt. Dit betreft in het bijzonder de applicatie voor de bestuurlijke besluitvorming, iBabs.

3.   Datagedreven werken

We zijn op meerdere plaatsen voortvarend aan de slag gegaan met datagedreven werken. Er wordt budgettaire ruimte gecreëerd voor permanente ondersteuning hiervan.

4.   Transparantie

In 2025 willen we de beschikbaarheid en vindbaarheid van gemeentelijke informatie verder verbeteren voor zowel externen als de eigen interne organisatie. De Wet Openbare Overheid (WOO), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Omgevingswet bieden de wettelijke grondslag daarvoor.

5.   Onder architectuur werken

We zetten in 2025 de eerste stappen in de ontwikkeling van Common Ground. Common Ground is de informatiekundige visie waarmee onze gemeenten en collega-gemeenten collectief de informatievoorziening veiliger, goedkoper, flexibeler en slimmer kunnen inrichten. In onze relatie met leveranciers komen we meer in control – leveranciersonafhankelijk. Met Common Ground is proactieve dienstverlening naar burgers en inwoners op tal van maatschappelijke vraagstukken dichtbij.

Informatiebeveiliging & Privacy
Voor dit onderdeel wordt de komende periode gewerkt aan een nieuw informatiebeveiligingsbeleid, het verhogen van de bewustwording, het uitvoering geven aan onderwerpen afkomstig van de Agenda Digitale Veiligheid van de VNG, het verbeteren van relevante processen en audits, controle op naleving van regelgeving en het uitvoeren van impactanalyses.